Bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình? Bạn không biết phải bắt đầu từ đâu và không biết tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội với kinh nghiệm hơn 12 năm trong ngành, An Cường Event sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật những công việc cần làm khi tổ chức sự kiện thông qua bài viết dưới đây.
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?
Xác định loại sự kiện
Trước hết, bạn cần xác định rõ sự kiện của mình định tổ chức là loại sự kiện gì, vì mỗi sự kiện mang một tính chất khác nhau, việc xác định rõ mục tiêu của sự kiện ngay từ đầu sẽ giúp cho kế hoạch của bạn đi đúng hướng. Đây là việc làm đầu tiên, định hướng cho các công việc phía sau khi triển khai sự kiện như là thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
Ví dụ như những sự kiện giải trí thông thường dành cho trẻ em, với thành phần tham dự là các bé, bạn có thể tự do sáng tạo và thực hiện nhiều ý tưởng. Nhưng đối với những sự kiện hội nghị, hội thảo, người tham dự là những vị đại biểu, khách quý, cần chú trọng sự trang nghiêm và chuyên nghiệp hơn.
Xác định thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện
Khi đã xác định được loại sự kiện và thành phần tham gia, bạn cần lên kế hoạch về thời gian địa điểm diễn ra sự kiện.
Địa điểm tổ chức có thể là trong nhà hoặc ngoài trời, tuỳ vào mong muốn của bạn. Những sự kiện trang trọng thường diễn ra trong hội trường, các khách sạn lớn,… ngược lại những sự kiện hoạt náo, vận động thường tổ chức ngoài trời.
Thời gian tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: thời tiết, lịch trình của khách mời,… đối với các sự kiện cần yếu tố tâm linh như khai trương, khởi công, khánh thành,… gia chủ còn cần xem ngày giờ để có một khởi đầu thuận lợi. Cần chú ý những yếu tố này để lựa chọn thời điểm cho phù hợp.
Sự kiện khai trương, khánh thành, khởi công động thổ, … liên quan đến ngày giờ nên cần lưu ý thời gian tổ chức sự kiện
Dự trù ngân sách cho sự kiện
Đây là một công việc quan trọng khi tổ chức một sự kiện, mức độ đầu tư của bạn sẽ quyết định đến quy mô của sự kiện. Bạn cần dự trù khoản ngân sách dành cho sự kiện đồng thời cũng cần tính toán đến những khoản phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch của sự kiện.
Để có thể dự trù chi phí một cách chính xác nhất, bạn cần nắm rõ chi phí thuê thiết bị và nhân sự sự kiện cũng như các chi phí liên quan như đãi tiệc, thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Dưới đây là báo giá tổ chức sự kiện tại An Cường Event, mời quý khách tham khảo chi tiết để dễ dàng lên kế hoạch dự trù ngân sách cho sự kiện.
Xác định các hạng mục cần có trong sự kiện và kịch bản chương trình
Sau khi đã có cái nhìn tổng quát về sự kiện, giờ là lúc bạn lên sơ bộ các hạng mục cần có trong sự kiện. Đối với những người chưa có kinh nghiệm, thì việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tư vấn và đưa ra danh sách các hạng mục phù hợp với ngân sách mà bạn có, đồng thời một đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm cũng sẽ hỗ trợ bạn lên kịch bản chương trình hấp dẫn, độc đáo dành mang màu sắc riêng của doanh nghiệp.
Làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện
Đây là bước cần có sự phối hợp ăn ý giữa khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện. Bạn cần chốt lại các hạng mục sẽ triển khai đồng thời tiến hành ký hợp đồng để chuẩn bị đến ngày triển khai sự kiện. Một số hạng mục sẽ được triển khai trước, ví dụ như các hạng mục về truyền thông sự kiện.
