Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, trang thiết bị hiện đại, kho bãi phủ khắp Hà Nội… An Cường Event sẽ tư vấn phương án tổ chức hội nghị hội thảo với chi phí tối ưu phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng. Thông tin chi tiết xin liên hệ: Hotline: 0964187180
Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo
Hiện nay, các doanh nghiệp, công ty thường hay tổ chức hội thảo, hội nghị, để quảng bá hình ảnh thương hiệu, vừa gắn kết với đối tác và khách hàng tiềm năng. Trong đó loại hình tổ chức hội thảo, hội nghị khá đa dạng, tùy thuộc vào mục đích mà lựa chọn hình thức cho phù hợp. Dươi đây là các hình thức phổ biến:
- Tổ chức hội nghị khoa học
Đây là hình thức hội nghị nhằm thảo luận và công bố những kết quả của các cá nhân. Các chuyên gia và diễn giả sẽ cùng nhau trao đổi, thảo luận với những người cùng chuyên môn. Vì vậy tổ chức hội nghị khoa học không thiên về mục đích quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty.
- Workshop
Mục đích của buổi workshop được các doanh nghiệp tổ chức đem đến những kinh nghiệm, kiến thức chia sẻ về các lĩnh vực như marketing, ngân hàng, tài chính…. Trong đó, những người tham gia sẽ cùng nhau thảo luận, trao đổi để lĩnh hội kiến thức hoặc chia sẻ những điều mà mình biết tới mọi quan khách tham dự.
- Ra mắt sản phẩm
Hình thức này mục đích là giới thiệu, công bố và quảng bá sản phẩm mới của công ty. Đây là bước đệm để doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Để lan tỏa thương hiệu sản phẩm tới khách hàng cần phải có yếu tố truyền thông.
- Tri ân khách hàng
Sự kiện tri ân khách hàng được các công ty tổ chức thường niên vào dịp cuối năm. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tri ân khách hàng, đối tác đã đồng hành trong một năm vừa qua. Thông qua sự kiện này, công ty dễ dàng tiếp cận với khách hàng, thu thập những ý kiến đóng góp để có những bước cải tiến trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm… tăng sức mạnh cạnh tranh trên thị trường.
- Hội thảo du học
Hội thảo du học được tổ chức với mục đích giải đáp mọi thắc mắc của người tham gia về vấn đề du học. Bên cạnh đó, hội thảo còn là cơ hội để bên công ty cung cấp các dịch vụ du học tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo
Để cho chương trình hội nghị hội thảo được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ cần lên kế hoạch cụ thể và chi tiết.
- Xác định mục tiêu
Điều đầu tiên, công ty cần xác định mục đích, mục tiêu đạt được sau khi tổ chức hội nghị hội thảo. Để từ đó giúp cho sự kiện được diễn ra thành công và mỹ mãn.
- Danh sách khách mời
Tùy tính chất, mục đích của sự kiện mà công ty sẽ mời khách tham dự là ai, thông thường sẽ là nhân viên, ban lãnh đạo, cán bộ… hoặc khách mời tự do. Để đảm bảo hội nghị hội thảo được diễn ra thuận lợi, thành công cần lưu ý thành phần tham dự.
- Kịch bản
Cần xây dựng một bảng nội dung công việc và từng bộ phận nhân sự sẽ đảm bảo từng hạng mục đó. Dựa vào bảng phân công đó, bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý tiến độ cũng như điều phối được chương trình.
- Dự trù ngân sách
Để dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo sát nhất, trước khi lên từng hạng mục bạn phải khảo sát giá từ trước. Với bảng ngân sách dự trù, ban tổ chức dễ dàng quản lý, mua sắm, chuẩn bị cho sự kiện hội thảo.
- Thời gian tổ chức
Nên lựa chọn ngày diễn ra hội nghị hội thảo vào cuối tuần hoặc những ngày thời tiết đẹp. Việc lựa chọn thời gian tổ chức hội thảo rất quan trọng để khách mời dễ dàng thu xếp đến tham dự.
- Địa điểm tổ chức
Phụ thuộc vào quy mô mà lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị. Có thể là ngay tại văn phòng, phòng họp doanh nghiệp hoặc nhà hàng, trung tâm hội nghị…. Miễn sao đảm bảo được không gian phù hợp để hội thảo, hội nghị được diễn ra.
Công ty tổ chức hội nghị hội thảo tại Hà Nội – An Cường Event
Hiện nay có nhiều công ty tổ chức hội nghị hội thảo, trong số đó phải kể tới An Cường Event ở Hà Nội được khách hàng tin tưởng chọn lựa và sử dụng dịch vụ là nhờ vào các điểm nổi bật như sau:
Tư vấn, lên ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo
Ý tưởng tổ chức hội thảo, hội nghị để thu hút sự chú ý, quan tâm của khách mời yêu cầu phải sáng tạo, độc đáo. An Cường Event và nhân viên sẽ tư vấn, lên ý tưởng không trùng lặp, gắn liền với mục đích sự kiện được tổ chức, truyền tải được thông điệp tới khách mời tham dự.
Thiết kế sân khấu, backdrop, slogan, thông điệp
Sân khấu là khu vực trung tâm, nơi diễn ra toàn bộ hoạt động của hội nghị, hội thảo. Chính vì thế, sân khấu cần được lắp đặt an toàn, chắc chắn… Khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại An Cường Event, khách hàng không phải lo lắng về hạng mục này, chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ chống thấm, đa dạng sắc màu… tùy theo nhu cầu của công ty, doanh nghiệp.
Backdrop thì được in ấn bằng chất liệu theo yêu cầu của đơn vị tổ chức. Có thể sử dụng chất liệu Hiflex, khung sắt đi kèm chắc chắn, nội dung thể hiện trên backdrop ngắn gọn, thể hiện rõ thông điệp muốn truyền tải.
Cung cấp trang thiết bị
Các trang thiết bị được tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hệ thống sân khấu…
Âm thanh, ánh sáng
Tùy theo tính chất, quy mô của hội nghị hội thảo mà lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng như thế nào, số lượng thiết bị bao nhiêu. Đây là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của sự kiện, được các đơn vị cho thuê thiết bị chú trọng.
Màn hình LED
Nhiều đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo cảm giác chán ngắt khi sử dụng backdrop được làm từ bạt Hiflex hoặc in P.P bồi formex thì lúc này màn hình LED lại được ”lên ngôi”. Hiện nay, màn hình LED được chia thành nhiều loại, ở Việt Nam vẫn phổ biến màn hình LED P3 (Indoor) và màn hình LED P4 (Outdoor). Các hiệu ứng đặc biệt, độc đáo và hình ảnh chân thật được trình chiếu trên màn hình LED đã tạo nên sự chuyên nghiệp cho sự kiện, để lại ấn tượng tốt cho khách mời tham dự.
Hệ thống sân khấu
Một trong các thiết bị sự kiện rất cần thiết không thể thiếu trong tổ chức hội nghị hội thảo. Hiện nay có rất nhiều loại sân khấu phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của đơn vị tổ chức, đó là sân khấu truyền thống, sân khấu lắp ghép di động.
Cung cấp bàn ghế hội nghị hội thảo
An Cường Event cung cấp bàn ghế hội nghị hội thảo đẹp mắt sang trọng và thanh lịch. An Cường Event sở hữu đa dạng các loại bàn ghế khác nhau. Với khả năng cung cấp bàn ghế không giới hạn mẫu mã và số lượng. An Cường Event tự tin mang đến sự hài lòng cho quý khách hàng.
Cung cấp nhân sự
Một trong các nhân tố quyết định tới sự thành công của hội nghị, hội thảo là nhân sự sự kiện. Công ty tổ chức hội nghị hội thảo An Cường Event cung cấp đầy đủ nhân sự ở các hạng mục như sau:
- MC dẫn chương trình hoạt náo, chuyên nghiệp, song ngữ…
- Lễ tân, PG sự kiện, PG ra mắt sản phẩm, PG tiệc, PG hội nghị-hội thảo, PG bán hàng…
- Cung cấp ca sĩ nổi tiếng, nhóm nhạc đa dạng dòng nhạc.
- Cung cấp nhóm múa, nhóm nhảy chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản.
Dịch vụ tiệc trà hội nghị hội thảo
Bên cạnh đó, An Cường Event cung cấp dịch vụ tiệc trà với menu đa dạng, tùy theo ngân sách mà lựa chọn cho phù hợp. Thông thường, tiệc trà tổ chức hội nghị hội thảo bao gồm các loại bánh, trái cây theo mùa, các loại thức uống như cà phê, nước khoáng, nước hoa quả…
Quản lý, giám sát sự kiện
An Cường Event nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị có quy mô lớn nhỏ. Để đem lại sự hoàn hảo cho sự kiện, chúng tôi cung cấp nhân sự quản lý, giám sát sự kiện như sau:
- Quản lý sự kiện là người lên ý tưởng, kịch bản, kiểm soát toàn bộ sự kiện .
- Giám sát sự kiện là quản lý từng hạng mục được diễn ra trong sự kiện như điều phối việc, PGs, ca sĩ… và thực hiện theo yêu cầu của quản lý.
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo tại An Cường Event
Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, khoa học, chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo hội nghị tại An Cường Event.
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng, liên hệ tư vấn, hỗ trợ và trao đổi sơ bộ những yêu cầu của khách hàng.
- Bước 2: Nhân viên tiến hành tới thực tế để khảo sát, đo đạc sân khấu, phác thảo ý tưởng… tất cả đều hướng tới mục tiêu đảm bảo cho sự kiện được thành công, mỹ mãn.
- Bước 3: Tiến hành báo giá cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói, phù hợp với kinh phí của quý khách hàng.
- Bước 4: An Cường Event và khách hàng tiến hành ký kết hợp đồng sau khi đồng ý thỏa thuận các điều khoản.
- Bước 5: Nhân viên An Cường Event tiến hành hoàn thiện kịch bản theo thỏa thuận.
- Bước 6: Hoàn thành công tác chuẩn bị, tổng duyệt trước khi chương trình được tổ chức.
- Bước 7: Tổ chức sự kiện đảm bảo không có bất cứ một sơ suất nào, đồng thời nhanh chóng, linh hoạt khắc phục sự cố (nếu có).
- Bước 8: Kết thúc sự kiện. Hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.
Lý do nên chọn An Cường Event tổ chức khai trương?
Kinh nghiệm
Với cái tâm trong ngành cộng với kinh nghiệm và năng lực, An Cường Event được khá nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi hiểu rằng bất kỳ sự kiện nào cũng rất quan trọng đối với chủ doanh nghiệp. Vì vậy An Cường Event luôn “dành hết tâm tư” để phục vụ, mong muốn mang lại cho quý khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Ngoài ra, tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng cũng là điểm mạnh của An Cường Event. Sự an tâm và hài lòng của quý khách hàng là mục tiêu của chúng tôi.
Thiết bị hiện đại
An Cường Event sở hữu thiết bị hiện đại, đầy đủ, thường xuyên đầu tư cập nhật các thiết bị mới nhất, tiên tiến nhất trên thị trường. Ngoài ra, Một đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, sẵn sàng xử lý tốt tất cả các tình huống phát sinh.
Nhân sự phục vụ chuyên nghiệp
Tiệc – thẩm mỹ – an toàn
Tiệc trà là một phần không thể thiếu trong sự kiện khai trương. Vì vậy, tiệc trà tại An Cường Event luôn tuân thủ các tiêu chí thẩm mỹ và an toàn vệ sinh. Các nguyên liệu tươi ngon, chất lượng cao và có nguồn gốc rõ ràng, đảm bảo an toàn cho sức khỏe của khách hàng.
Hệ thống kho bãi
An Cường Event sở hữu hệ chuỗi kho bãi phủ khắp các quận huyện tại Hà Nội. Bên cạnh đó, trang thiết bị luôn sẵn kho kèm hệ thống xe tải riêng tại mỗi quận. An Cường Event sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi phí.
Hợp đồng chi tiết rõ ràng
Khi làm việc với An Cường Event, khách hàng sẽ được ký kết hợp đồng chi tiết rõ ràng về mọi điều khoản. Từ quy trình tổ chức, phí vận chuyển, thuế VAT cho đến thời gian hoàn thành dự án. An Cường Event cam kết tuân thủ mọi điều khoản trong hợp đồng. Và luôn đảm bảo sự hài lòng tối đa từ phía quý khách hàng.
“Sự hài lòng của quý khách hàng là thước đo niềm tin – là động lực của An Cường Event”
Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ An Cường Event. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chi phí và chất lượng dịch vụ.
